Todo anfitrión o responsable de cualquier alojamiento turístico, debe completar el proceso de registro de viajeros, así como enviarlo a las autoridades, independientemente del tipo de alojamiento que se ofrezca (hotel, casa rural, piso vacacional…). El no cumplimiento de esta obligación, conlleva penalizaciones económicas bastante elevadas. Hasta ahora, el registro de huéspedes ante las autoridades, se ha llevado a cabo mediante hospederías de la guardia civil y WEBPOL pero, para facilitar el proceso y hacer todas las comunicaciones desde una misma plataforma el Ministerio del Interior ha creado la plataforma SES.HOSPEDAJES.
*Aclarar que esto es una guía orientativa para hacer el registro en SES HOSPEDAJES y la vinculación posterior con la plataforma Check-in Scan.
Contenido
SES.HOSPEDAJES, es una plataforma desarrollada por el Ministerio del Interior mediante la cual las personas físicas y jurídicas podrán comunicar los datos requeridos en el Real Decreto 933/2021 (Texto consolidado) y recogidos mediante el registro de Partes de Viajeros. En la nueva plataforma, se tendrán que aportar más datos sobre los huéspedes que en los anteriores registros, y algunos de ellos, muy difíciles de verificar, como por ejemplo el parentesco entre huéspedes o la dirección completa de estos. Puedes encontrar la lista completa de datos en el Anexo 1 del citado decreto.
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La plataforma comenzó a operar el 2 de enero de 2023, estableciendo un periodo de adaptación de 5 meses hasta el 1 de junio de 2023, pero, debido a la complejidad técnica del desarrollo, el Ministerio del Interior lanzó una nota de prensa prorrogando su utilización hasta el 1 de octubre de 2024. Ya cerca de la fecha anterior, el Ministerio del Interior lanzó un nuevo comunicado oficial retrasando la obligatoriedad de hacer el registro de viajeros en la plataforma hasta el 2 de diciembre de 2024, fecha definitiva en la que se ha puesto en marcha el Real Decreto 933/2021 y con este, la obligatoriedad de realizar el registro de viajeros en la plataforma.
Para comenzar a usar SES.HOSPEDAJES, en primer lugar, debes entrar a la plataforma. Posteriormente, deberás buscar el apartado “Acceso al registro de establecimientos y entidades” y clicar en el @ de la columna “Acceso”.
El responsable de darse de alta en SES.HOSPEDAJES recae en la persona que esté al cargo del alojamiento, no necesariamente en el propietario del mismo.
Una vez realizado este paso, tendrás que seleccionar la “Plataforma de identificación para las Administraciones”, entre ellas “CL@VE PIN”, “DNIE / CERTIFICADO ELECTRÓNICO”, “CLAVE MÓVIL” o “CLAVE PERMANENTE”.
Si aun no dispones de ninguno de estos, aquí tienes instrucciones de cómo obtenerlo:
Cuando hayas accedido a través de una de las plataformas de identificación, podrás ver 2 opciones en la pantalla, en el caso de que ya te hayas registrado en la plataforma de SES.HOSPEDAJES y quieres modificar algún dato de tu alojamiento haz clic en el botón de acceder a la derecha. En el caso de que tu intención sea registrar un alojamiento, deber hacer clic en el botón de rellenar formulario de la izquierda.
Necesitarás el certificado digital cuando vayas a dar de alta tu propiedad en la plataforma del Ministerio del interior y obtener los accesos para entrar en SES.HOSPEDAJES. Check-in Scan no te pedirá en ningún momento ni los accesos a la plataforma, ni el certificado digital para hacer el registro de huéspedes.
Por otra parte, es necesario contar con el programa autofirm@ o cl@ve firma, para poder firmar de forma digital la solicitud de alta del establecimiento en la plataforma.
IMPORTANTE: Se debe tener en cuenta que al tratarse de herramientas de identificación del gobierno, externas a nuestra plataforma, el soporte técnico se escapa de nuestras competencias. Si surgen dudas en cuanto a la utilización de estas herramientas, consultar con una asesoría legal.
A continuación, deberás de rellenar un formulario con datos del alojamiento en cuestión y del titular del mismo. En este momento, es importante marcar la casilla “Envío de comunicaciones por servicio web”, en el caso de que se utilicen herramientas de comunicación de datos con las autoridades de forma automática como Check-in Scan.
Si has seguido todos los pasos y has rellenado el formulario de forma correcta, pronto te debería de llegar un correo del Ministerio del Interior confirmando la inscripción del alojamiento en su base de datos, además, en el mismo email se reflejarán datos de interés como el número de registro, código de arrendador y código de establecimiento. Guarda estos datos donde tengas fácil acceso a ellos. También recibirás los accesos para poder acceder a la plataforma SES.HOSPEDAJES sin tener que utilizar el Certificado Digital o Cl@VE.
No se iniciarán procedimientos sancionadores por infracciones no dolosas que estén relacionadas con la comunicación de viajeros.
El registro de huéspedes se debe realizar mediante la plataforma SES.HOSPEDAJES en todo el territorio nacional, excepto en País Vasco y Cataluña. Sustituyendo al envío de datos a la Guardia Civil y Policia Nacional.
En este caso, puede que no funcione por diversos motivos. En primer lugar, la plataforma ha experimentado micro caidas desde su nacimiento, esto hace que nos sea imposible entrar.
Por otra parte, es posible que tengamos el navegador cacheado, por lo que debemos borrar cookies y caché del navegador o entrar con otro navegador diferente.
En el caso de que siga sin funcionar, ponte en contacto con el soporte técnico de SES.HOSPEDAJES.
La plataforma de comunicación de viajeros WEBPOL de la policía nacional, como el registro de hospederías de la guardia civil, han dejado de ofrecer servicio. En ambas plataformas aparecerá un mensaje indicando que el servicio de comunicación de huéspedes se debe realizar mediante la plataforma SES HOSPEDAJES.
Según el Ministerio del Interior, el pasado 2 de diciembre de 2024 es la fecha prevista para comenzar con la utilización de la plataforma definitivamente.
Para saber el código de arrendador, entra en la plataforma de SES.HOSPEDAJES, y como en el primer paso, pulsa en el @ de la sección de «Acceso al registro de establecimientos y entidades».
Posteriormente dirígete a la sección de «Mis datos de registro» en tu perfil», aquí podrás ver el código. Como se muestra en la siguiente imagen.
En la plataforma de SES.HOSPEDAJES, hacemos clic en «Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedaje o alquiler de vehículos» haciendo clic sobre el «@».
A continuación, en el apartado «Nueva comunicación» haz clic sobre el botón «Rellenar formulario».
Siguiendo con el proceso, seleccione el establecimiento sobre el cualquiera saber su código (en el caso de que tenga varios) y posteriormente, seleccione el tipo de comunicación que quiera realizar, en este caso deberíamos indicar «Parte de viajeros«. Procedemos haciendo clic en el botón amarillo «Continuar».
En la siguiente pantalla, en el apartado de «Información del establecimiento» podrás encontrar el «Código del establecimiento».
En el caso de que no recibas el correo con los accesos a la plataforma o directamente no sabes cuál es tu contraseña para acceder a la plataforma, puedes acceder al apartado “usuario de webservice” y ver cuál es tu usuario, así como cambiar la contraseña pulsando el botón “cambiar contraseña”.
Envía los registros de viajeros de forma cómoda y automática a las autoridades competentes con Check-in Scan. En Check-in Scan, estamos integrados con los diferentes cuerpos de autoridades en España, así como con la nueva plataforma del Ministerio del Interior SES.HOSPEDAJES para que puedas hacer el proceso de registro de viajeros de forma automática a través de nuestro sistema. Contáctanos para saber más.
Rubén Martínez says:
¿Es posible aceptar fotos de DNIs con marca de agua en la totalidad de la foto, o con textos que no cubran información importante con la finalidad y nombre del hotel?
El cliente alega protección de datos y comunica jurisprudencia de sanciones a hoteles por solicitar foto el DNI completo en vez de únicamente verificar los datos.
Equipo de Soporte says:
Buenos días Ruben. Gracias por unirte a la conversación. A la hora de hacer el registro de huéspedes mediante Check-in Scan, el documento de identidad presentado por el huésped debe ser el original para cumplir con la validez del propio registro documental.
Desde Check-in Scan, confirmarte que procesamos los documentos de identidad aplicando un procedimiento de escaneo mediante técnica OCR (que convierte la imagen en texto), sin almacenar posteriormente la imagen.
Este proceso se realizará de forma voluntaria por el huésped, previa obtención del consentimiento inequívoco del mismo y únicamente para extraer los datos necesarios para el registro.
Esta medida responde al principio de minimización de datos establecido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que indica que solo se deben conservar los datos estrictamente necesarios para la finalidad del registro de huéspedes, tratando únicamente los datos personales exigidos por el RD 933/2021.
Por otra parte, puntualizar que, con Check-in Scan, se pueden añadir los datos del documento de identidad de forma manual sin necesidad de hacer el escaneo del documento de identidad.
tlover tonet says:
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Equipo de Soporte says:
Thank you for joining the conversation.
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FERNANDO says:
QUE DEBO PONER EN EL APARTADO SOPORTE DEL DOCUMENTO?GRACIAS
Equipo de Soporte says:
Buenos días Fernando. Gracias por unirte a la conversación.
El número de soporte del DNI es un código de 3 letras y 6 números que se encuentra, según la fecha de expedición del DNI, debajo de la fecha de nacimiento. En la siguiente imagen encontrarás 2 ejemplos facilitados por el Ministerio del Interior.
CUE (Certificado de Registro de Ciudadanos de la Unión), más conocido como TARJETA VERDE tiene un número de soporte que podrás incluir en estos casos (al no tener foto, debe ir siempre acompañado del pasaporte de su país). Te facilitamos la información que proporciona las páginas webs oficiales del Gobierno de España:
Para otro tipo de NIEs, los que sí llevan foto, podrás encontrar el número de soporte en el propio carnet:
En cuanto al otro documento que nos adjuntas, sería un documento que autoriza para trabajar en España, pero al no tener foto, debe ir siempre acompañado del pasaporte de su país. Aún así, también podrías encontrar el número de soporte en este documento, para ello:
Por este motivo, te aconsejamos siempre solicitar un pasaporte en lugar de este tipo de documentos que no tienen fotografía. Esta recomendación es de cara al ámbito legal, a nivel operativo con nuestra plataforma, no habría problema.
Jaime says:
¿Cómo sé cual es mi usuario webservice en la plataforma SES HOSPEDAJES?
Equipo de Soporte says:
Buenos días Jaime. Muchas gracias por unirte a la conversación. Para localizar el usuario web service, debes acceder a la plataforma de SES HOSPEDAJES. Una vez dentro debes proceder en el apartado «Usuario Servicio Web». En este apartado, podrás localizar tu usuario web service identificándolo con la terminación «WS». Normalmente, suele ser el número NIF + WS o el número CIF + WS en el caso de empresas.
Arturo says:
¿Se deben registrar huespedes independientemente de la edad incluyendo niños?
Equipo de Soporte says:
Hola Arturo, gracias por comentar. Con la implantación del Real Decreto 933/2021, se deben registrar en SES HOSPEDAJES todos los menores de edad, incluidos los menores sin documentación nacidos en territorio español.